Achter

de schermen

Achter de schermen

Om medewerkers in staat te stellen om te bereiken waar de Bibliotheek voor staat, wordt ook achter de schermen veel werk verzet. Op de achtergrond, maar wel onmisbaar voor het functioneren van de Bibliotheek, zijn het secretariaat en de (financiële) administratie, ICT, ARBO, kwaliteitsbeleid en marketing en communicatie. Sinds medio 2019 hoort daar ook de coördinatie van de groeiende groep vrijwilligers bij. Al deze taken zijn belegd bij het team Ondersteuning. Dit team bestaat uit Mirriam, Joop, Thea en Dieuke. Een belangrijke taak voor dit team was ook het voorbereiden van de audit voor certificering. En onverwacht kreeg dit team er een flinke taak bij door de coronapandemie.


Certificering

In de prestatieafspraken met de gemeente is vastgelegd, dat de Bibliotheek moet voldoen aan de kwaliteitseisen van de Certificeringsorganisatie Bibliotheken, Taal en Cultuur (CBTC). In 2020 was de Bibliotheek weer aan de beurt voor de vierjaarlijkse audit met als resultaat opnieuw certificering voor de komende vier jaar. Nieuw is dat ook Taalpunten gecertificeerd kunnen worden, voor het Taalpunt in de Bibliotheek vindt eind 2021 de audit plaats.

Eens in de vier jaar wordt in een audit door een auditor en een peer (vaak een oud bibliotheekdirecteur, maar altijd iemand met veel kennis van het vak) getoetst of de Bibliotheek een robuuste, toekomstbestendige organisatie is; met andere woorden of de Bibliotheek haar zaken op orde heeft en een visie heeft op de toekomst. De audit hanteert het INK model, dat gericht is op constante verbetering en vernieuwing van resultaten en processen.

Het behalen van de certificering is belangrijk, want het zegt iets over de kwaliteit van de Bibliotheek. In de audit wordt onder meer getoetst of de Bibliotheek de vijf functies in de Bibliotheekwet uitvoert en of zij voldoet aan de Code cultural Governance voor goed bestuur en toezicht in de culturele sector. Daarom is certificering ook één van de kwaliteitscriteria in onze prestatieafspraken met de gemeente. Binnen de branche is certificering een voorwaarde om partner te zijn in het landelijke Bibliotheeknetwerk en toegang te hebben tot in het netwerk georganiseerde diensten als de Online Bibliotheek.

Voor de organisatie is het voorbereiden van de audit een behoorlijke klus. Maar tegelijkertijd dwingt het ons ook om nog eens extra kritisch te kijken naar ons beleid en de werkprocessen. Tijdens de audit zelf wordt in gesprekken met medewerkers en stakeholders getoetst of wat er op papier staat ook door iedereen gekend en uitgevoerd wordt, of de afgesproken resultaten gehaald worden, de impact van programma's gemonitord wordt, de gemeente als opdrachtgever tevreden is en de organisatie toekomstbestendig en in control is. Er wordt extra ingezoomd op de educatieve dienstverlening. De audit levert de organisatie bruikbare feedback en concrete verbeterpunten op.

En gelukkig ook een positief resultaat: de Bibliotheek is voor de komende vier jaar weer gecertificeerd!


Medewerkers en vrijwilligers

Het aantal medewerkers dat bij de Bibliotheek werkt, groeit de laatste jaren gestaag. Dat komt onder meer door de omslag naar de educatieve maatschappelijke bibliotheek en de daarbij horende uitbreiding van programma's. We zijn georganiseerd in drie teams die nauw met elkaar verbonden zijn.

30 medewerkers

Vrijwilligers

Maar de grootste groei zit bij de medewerkers, die zich onbetaald aan de Bibliotheek verbinden en op allerlei manieren actief zijn voor de Bibliotheek: bijvoorbeeld in de Publieksservice als gastvrouw/heer of collectiehulp, als voorlezer bij gezinnen in de VoorleesExpress of als taalcoach zijn bij het Taalpunt. In 2020 waren dat 135 mensen, die met veel enthousiasme voor de bibliotheek aan de slag waren.

135 vrijwillgers

Goud waard

In dit bijzondere jaar bleken de vrijwilligers echt goud waard: De Bibliotheek Kampen was één van de eerste bibliotheken die na de eerste lockdown weer open ging voor het publiek. Doordat alle boeken in quarantaine moesten, kwam er een enorme hoeveelheid werk op de medewerkers af. In de tweede week van de openstelling kwamen de vrijwilligers van de publieksservice (vrijwillig) helpen met het wegwerken van enorme stapels boeken. Ook draaiden zij mee in de extra dienstverlening die nodig was in deze periode, als gastvrouw bij de entree, voor het ontsmetten van de mandjes en bij het verwerken van alle 'quarantaine-boeken'.


Sla je slag

Met Sambiq-partner Quintus is voor alle vrijwilligers de Percussieworkshop Sla je slag georganiseerd in december. Dit vond pal voor de tweede lockdown coronaproof plaats. Het doel was vrijwilligers uit de verschillende programma's kennis met elkaar te laten maken en onderlinge verbinding te creëren door samen muziek te maken. Het was een groot succes.


Deskundigheidsbevordering

Tijdens de eerste lockdown zijn modulen van de Bibliotheek Campus aangeboden aan de vrijwilligers. In september hebben de vrijwilligers uit de Publieksservice een training over maatschappelijk-educatieve bibliotheek gevolgd met focus op het Taalpunt en de collectie. De projectleiders van de programma’s BoekStart, VoorleesExpress en het Taalpunt hebben tussen de lockdowns door trainingen gegeven aan de vrijwilligers.


Van WijZ naar Bibliotheek

Op basis van de goede samenwerking tussen de Bibliotheek Kampen en WijZ Welzijn Kampen zijn een aantal taken heroverwogen en herschikt. De vrijwilligers van de Bibliotheek aan-huis-service en de vrijwilligers van het Tablet- en Internetcafé zetten hun belangrijke vrijwilligerswerk onder de vlag van de Bibliotheek Kampen voort, omdat deze taken goed passen bij de programmalijnen van de Bibliotheek. Ondanks Corona ging de Bibliotheek-aan huis-service door.


Samenwerking

Samen kunnen we meer dan alleen. We werken samen met partners in De Stadskazerne, in de stad, binnen koepelorganisatie Rijnbrink en bovenlokaal met Stadkamer Zwolle en Bibliotheek Dalfsen.

De Stadskazerne

In de Stadskazerne

In 2019 kwam de samenwerking tussen de verschillende gebruikers van De Stadskazerne (Stadsarchief, RTV IJsselmond, Historische Vereniging Jan van Arkel, de stadsarcheoloog Alexander Jager en de Tourist Info) goed op gang. Hier konden we handig gebruik van maken om bij allerlei praktische zaken die door Corona ontstonden, zoals het verplichte eenrichtingsverkeer, snel en prettig aan te pakken. We kijken er naar uit om in 2021 weer mooie activiteiten samen te organiseren.


In de stad

Het cultuursamenwerkingsverband SAMBIQ (Stadsgehoorzaal, Stadsarchief, Stedelijk museum, Bibliotheek en Quintus) heeft in 2020 de ambitie uitgesproken om nog meer samen te gaan werken en grote projecten samen op te pakken. De directeuren werkten op strategisch niveau al nauw samen en ook in PR en marketing versterken we elkaar. In 2020 zijn er meer SAMBIQ-samenwerkingen in het sociaal domein ontstaan, zoals in Het beste van Kampen. Samen met een Kampenaar met Parkinson, Quintus en een fysiotherapeut zijn we begonnen met het vormen van een netwerk voor mensen met Parkinson en hun naasten. Door Corona zijn we nog niet van start gegaan, maar het is goed om te zien dat we elkaar snel en gemakkelijk weten te vinden.

Met WIJZ Welzijn Kampen wordt intensief samen gewerkt. In co-creatie ontwikkelden we het nieuwe Informatiepunt. Onze competenties zijn aanvullend en door de handen in een te slaan kunnen we meer Kampenaren bereiken die moeite hebben om mee te komen in een samenleving die steeds ingewikkelder wordt.

Rijnbrink


In koepelorganisatie Rijnbrink

Bibliotheek Kampen is zeer actief binnen het provinciale netwerk. Hier sparren we met andere directeuren en programmamanagers over de strategie van de bibliotheek en over de inhoudelijke programmalijnen. Zo kunnen we als relatief kleine Bibliotheek handig gebruik maken van kennis en innovatie die in het netwerk van bibliotheken ontwikkeld wordt. Andersom weten wij in dit netwerk ook regelmatig onze provinciale collega’s te inspireren op punten waarop we in Kampen voorloper zijn.
We zjin lid van de commissie Regionalisering en vertegenwoordigd in de commissies van elk van de drie inhoudelijke programmalijnen (Participatie en Zelfredzaamheid, Persoonlijke Ontwikkeling en Jeugd & Onderwijs) van het provinciale netwerk. Daarnaast is de directeur opdrachtgever namens DOBO voor het collectiebeleid en het provinciale programma Taal Werkt!. Specialisten nemen actief deel in voor hen relevante overleggen, trainingen en lerende netwerken.


In de regio met andere bibliotheekorganisaties

In 2020 zijn we intensiever gaan samenwerken met de Bibliotheken van Dalfsen en Zwolle. Medewerkers maken gebruik van elkaars kennis en kunde en we trekken strategisch samen op. Waar mogelijk doen we een beroep op elkaar voor kortdurende vervanging van medewerkers of proberen we lokale projecten en subsidieaanvragen naar regionaal niveau te tillen. Door samen te programmeren, juist in dit jaar waarin veel programmering digitaal werd en dus minder plaatsgebonden, hebben we ervaren dat het geheel meer is dan de som der delen.


Raad van Toezicht

De raad van Toezicht is het toezichthoudend orgaan binnen de Bibliotheek en sparringpartner voor de directeur-bestuurder. De Raad werkt volgens de Code Cultural Governance en bestaat uit vijf leden die ongeveer 5 keer per jaar vergaderen. In 2020 bestond de Raad uit:

  • Riëtte van Heeswijk, voorzitter
  • Callista Bos
  • Fokke Dijkstra
  • Fleur Wilmsen
  • Erik Koek (vanaf februari)
Belangrijke onderwerpen waar in de Raad over gesproken is (veelal via digitale bijeenkomsten vanwege Corona) waren:
  • De taakstelling bezuinigingen op cultuur
  • Het nieuwe Meerjarenbeleidsplein 2021-2024
  • De audit (die in september plaatsvond)
  • Lokale en provinciale samenwerking

Team Participatie & Inspiratie

Vorig artikel

Feiten en cijfers

Volgend artikel